La Real Federación Española de Fútbol logra coordinación, visibilidad y eficiencia con Smartsheet
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La RFEF alinea su estrategia en 23 federaciones y 30.000 clubes para impulsar la transformación y modernización del fútbol en España
Es posible que ya estés familiarizado con la legendaria selección española de fútbol, que ha dominado la escena futbolística mundial, pero detrás de sus éxitos se encuentra la Real Federación Española de Fútbol (RFEF). Fundada en 1909, este organismo director del fútbol español no solo administra las competiciones, sino que también gestiona los diversos niveles del sistema de LaLiga española de fútbol y nombra a los directivos de las selecciones nacionales de fútbol y fútbol de sala.
Como autoridad central en el fútbol español, la RFEF supervisa a más de 1.000.000 de jugadores inscritos, representados en 30.000 clubes de fútbol registrados. Ante semejante escala y complejidad, Carlos Nadal, Coordinador de Estrategia y Relaciones Internacionales de la RFEF, enfatiza la importancia del trabajo en equipo: "Lo vemos cada día en los terrenos de juego, y también lo ponemos en práctica en la gestión de la Federación Española de Fútbol". Con el objetivo de modernizar y transformar digitalmente el fútbol en España, la RFEF ha adoptado Smartsheet como plataforma centralizada, aprovechando la colaboración de Uniendo Nodos para unir a su equipo y a las federaciones territoriales en esta iniciativa.
Photo courtesy of The Royal Spanish Football Federation (RFEF)
Transformar una red compleja y descentralizada
Con una amplia red de 30.000 clubes de fútbol repartidos en 23 territorios, resulta desafiante crear y alinear un plan estratégico común a nivel nacional. No obstante, la ejecución de dicho plan, en especial a escala, puede presentar un reto igualmente difícil.
"Uno de los ejes fundamentales del plan de acción estratégico español era la transformación digital. Al principio, utilizábamos hojas de excel para monitorear. Sin embargo, era complicado supervisar y controlar de alguna manera todo el desarrollo de las diferentes federaciones territoriales, e incluso hacer un seguimiento y gestión del trabajo dentro de la propia Federación Española", comenta Francesc Solanellas, Consultor UEFA para el Plan Estratégico de la RFEF.
Ante la necesidad de abordar sus ambiciosos planes, la RFEF comenzó a buscar una solución digital que permitiera a la organización trabajar de manera más estructurada y eficaz. "Necesitábamos hacer un seguimiento más automatizado de nuestros objetivos y optimizar nuestra colaboración y comunicación", añade Solanellas. Además, la RFEF también necesitaba mejorar el acceso a los datos clave para garantizar que la organización tomara decisiones basadas en información precisa y actualizada.
En búsqueda de una solución rápida y sencilla
En busca de la plataforma adecuada, la RFEF inició un proceso de evaluación de varias opciones que pudieran apoyar la colaboración global en la consecución de sus objetivos estratégicos.
"Smartsheet ofrecía la flexibilidad y escalabilidad que necesitábamos. También nos permitía integrarla con algunas de las otras soluciones que utilizábamos en el día a día", afirma Nadal.
Un factor clave para la RFEF era la necesidad de implementar una solución fácil de adoptar y utilizar para su amplia red de usuarios distribuidos. Para ello, la organización recurrió a Uniendo Nodos, socio oficial de Smartsheet, para obtener apoyo en la implementación y formación de sus empleados.
Photo courtesy of The Royal Spanish Football Federation (RFEF)
Distribución efectiva de funciones, tareas y conocimientos
Mediante la implementación de Smartsheet, la RFEF estableció una estructura de trabajo eficaz, asignando objetivos y subobjetivos estratégicos a cada federación territorial. La plataforma centralizada agrupó tareas, presupuestos, calendarios, actas e informes, incluyendo indicadores específicos para cada objetivo. Esto permitió mejorar la colaboración, la visibilidad y la eficiencia en el trabajo, según explica Rafa Serrano, director técnico en Uniendo Nodos. "También utilizamos Dynamic View, WorkApps, Calendar App, Data Shuttle, para mejorar la colaboración y la visibilidad, y trabajar de forma más eficiente", explica Rafa Serrano, director técnico en Uniendo Nodos.
Para garantizar una gestión eficaz de roles y permisos, se asignaron responsabilidades específicas a los distintos equipos dentro de la plataforma. De esta manera, los responsables territoriales pueden trabajar en sus propias áreas de proyectos, mientras que los tutores tienen acceso a información y herramientas relevantes para los territorios asignados.
Además, la RFEF utilizó Data Shuttle de Smartsheet para integrar la plataforma con otras soluciones y se apoyó en Data Mesh para reducir errores como duplicación de datos e información inconsistente. Es importante destacar que, aunque la arquitectura de la plataforma fue una cuestión clave durante la implementación, para los usuarios finales es suficiente con centrarse en sus tareas y los datos relevantes para sus responsabilidades, sin preocuparse por los componentes específicos que conforman la solución tecnológica.
Photo courtesy of The Royal Spanish Football Federation (RFEF)
Un equipo unido y comprometido
"Nuestro reto era alinear el trabajo de múltiples federaciones territoriales en torno a cuatro objetivos estratégicos comunes. Estos implican diferentes roles, desde mentores a gestores", dice Solanellas. Gracias a la implementación de un sistema centralizado y operativo, la RFEF y su extensa red de federaciones territoriales ahora pueden trabajar de manera coordinada, como un verdadero equipo. Además, esta solución ha brindado una visión integral de cada proyecto y objetivo estratégico.
"Tener una visibilidad completa de cada programa, proyecto o tarea nos ha ayudado a tomar decisiones más informadas, haciéndonos más rápidos, eficientes y centrados en toda la organización. Smartsheet es la empresa que nos está ayudando a tener esta visión global que podemos presentar al consejo de administración", añade Nadal.
"Smartsheet nos hace pasar de una cultura de trabajo más tradicional a una cultura de trabajo colaborativa, por proyectos, y centrada en los mismos objetivos", concluye Nadal. Mirando hacia el futuro, la RFEF continúa con su proceso de transformación y modernización digital, enfocándose en el objetivo de empoderar a los deportistas locales para que alcancen su máximo potencial y contribuyan al legado del fútbol español.
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