¿Tu Smartsheet necesita un Refresh? Optimiza tu solución en Smartsheet

Smartsheet es una herramienta potente para gestionar proyectos y tareas de forma colaborativa. Pero, como cualquier herramienta, necesita ajustes periódicos para seguir siendo efectiva.

Si tu solución de Smartsheet ya no te brinda los mismos beneficios, es hora de optimizarla. Descubre cómo revitalizar tu plataforma y recuperar la eficiencia perdida.

Causas comunes del deterioro de una solución en Smartsheet

Con el tiempo, es común que las soluciones en Smartsheet se deterioren. Esto puede ser por:

• Nuevos requisitos: Métricas, procesos o aprobaciones que no se han integrado correctamente.

• Crecimiento descontrolado: La expansión excesiva dificulta la navegación y la gestión de la información.

• Métricas desconectadas: Información que no fluye entre informes, generando inconsistencias.

• Terminología inconsistente: El uso de diferentes términos dificulta la búsqueda y el filtrado de datos.

Lo hemos visto muchas veces y tiene una fácil solución: Optimizar tu solución en Smartsheet.

Síntomas de un Smartsheet "enfermo"

¿Reconoces alguno de estos síntomas?

• Información dispersa: Datos clave se encuentran en hojas de cálculo, correos electrónicos o "en la cabeza de las personas".

• Falta de visibilidad: Dificultad para obtener una visión general del progreso de los proyectos.

• Ineficiencia: Tareas que antes eran ágiles se han vuelto lentas y complicadas.

Cómo optimizar tu solución en Smartsheet: Guía paso a paso

¡No te preocupes! Optimizar tu Smartsheet es posible. Sigue estos consejos prácticos:

• Comunicación ante todo: Antes de cualquier cambio, habla con tu equipo y otras partes interesadas. Identifica sus necesidades y puntos débiles.

• Limpieza de columnas: Elimina columnas innecesarias y asegúrate de que cada columna tenga las propiedades correctas (ej. menús desplegables).

• Fórmulas eficientes: Optimiza fórmulas para que sean más rápidas y fáciles de entender. Usa "columnas ayudantes" ocultas para cálculos complejos.

• Gestión de la visibilidad: Archiva información antigua y usa filtros para reducir la cantidad de datos visibles.

• Informes robustos: Crea informes con filtros avanzados y selecciona solo las columnas necesarias. Usa agrupamiento, ordenamiento y resúmenes para mejorar la legibilidad.

Soluciones complejas: Precaución y planificación

Si tu solución es grande o compleja, ¡ten cuidado!

• Análisis profundo: Antes de cualquier cambio, asegúrate de comprender la arquitectura de tu solución, especialmente si usas Aplicaciones Premium o integraciones.

• Coordinación con otros equipos: Involucra a los responsables de otras plataformas integradas para evaluar el impacto de los cambios.

• Planificación y orden: Divide las tareas en pasos lógicos y asegúrate de que la solución siga funcionando correctamente después de cada cambio.

• Comunicación clara: Informa a todos sobre los cambios, cuándo se realizarán y qué significan para ellos.

• Pruebas exhaustivas: Prueba los cambios en un entorno de prueba antes de implementarlos en la solución principal.

¡Empieza a optimizar tu Smartsheet hoy mismo!

Optimizar tu Smartsheet puede parecer abrumador, pero los beneficios valen la pena. Elige un área y comienza por ahí. ¡Pequeños cambios regulares son más efectivos que una gran transformación!

¿Necesitas ayuda?

Hacer una buen refresh a tu solución en Smartsheet es un habitual entre nuestros servicios a clientes, podemos rehacer la solución o implementar pequeños cambios y mejoras, en función de que necesites. ¿Hablamos?