Nuevas Vistas de Smartsheet: El Secreto para Gestionar Proyectos de Manera Eficaz

La gestión de proyectos puede ser un desafío, especialmente cuando trabajas con múltiples tareas y fechas de entrega. A medida que los equipos colaboran y avanzan en los proyectos, es fundamental tener una herramienta que, no solo organice los datos, sino que también proporcione una visualización clara y actualizada en tiempo real. 

Smartsheet ofrece una serie de vistas que permiten a los equipos hacer precisamente eso, y una de las más poderosas es la Vista de Línea de Tiempo, pero todas las vistas son claves dependiendo de la necesidad en los procesos empresariales. 

Por ejemplo, la vista de Kanban o tablero puede ser útil para visualizar el progreso y llevar a cabo metodologías ágiles, vista de grid para organizar tareas e introducir datos o vista de Gantt para planificar Deadline e identificar cuellos de botella.

Pero además de estás vistas, ya de sobra conocidas por usuarios habituales, recientemente, Smartsheet, en el afán de seguir superándose, ha lanzado nuevas vistas.

¿Quieres saber más? 

Sigue leyendo para descubrir por qué esta herramienta es esencial para gestionar proyectos de manera eficiente y obtener una visión completa de las tareas y plazos.

Nueva vista de Línea de Tiempo o cronograma: 

Visualiza y Gestiona en Tiempo Real

Trabajar con datos en tiempo real es clave para equipos que buscan ser ágiles y tomar decisiones rápidas. 

La Vista de Línea de Tiempo o de cronograma permite visualizar el progreso del proyecto a medida que las tareas se completan. Ya sea que estés gestionando un desarrollo de producto, una campaña de marketing o un proyecto de TI, esta vista te permite seguir todos los aspectos del proyecto de manera intuitiva y visual.

Ventajas de la Vista de Línea de Tiempo

• Visualización Clara del Proyecto

La vista de línea de tiempo o cronograma te permite ver el panorama completo del proyecto en un solo vistazo. Puedes organizar las tareas en líneas de tiempo, lo que facilita el seguimiento de los hitos importantes y las fechas de entrega. La vista resalta las tareas clave y te ayuda a identificar posibles cuellos de botella, lo que te permite tomar medidas preventivas de inmediato. Ya sea para una hoja de ruta de producto o para un calendario de marketing, tendrás toda la información organizada de manera coherente.

• Agrupar Elementos por Tema

Una de las características destacadas de la vista de línea de tiempo es la capacidad de agrupar elementos por tema, como equipos, regiones o estados de progreso. Esta organización visual te ofrece una visión clara y simplificada de cómo se distribuyen las tareas y responsabilidades dentro del proyecto. Puedes ver al instante quién está trabajando en qué, y qué partes del proyecto están avanzando según lo planeado.

• Comunicación del Estado de los Elementos

Cada hito y barra en la vista de línea de tiempo representa una tarea específica. Al hacer clic en cualquier barra, puedes ver y editar los detalles de la tarea, incluyendo fechas, dependencias y responsables. Esto te permite obtener una comprensión rápida del estado de cada componente del proyecto y actualizar cualquier información relevante en tiempo real. La visualización de tareas de esta manera facilita la comunicación dentro del equipo, garantizando que todos estén alineados.

La Vista de Tablero: Combinando con Otras Vistas de Smartsheet

Además de la vista de línea de tiempo, Smartsheet también ofrece la Vista de Tablero o nueva vista de Kanban, otra herramienta poderosa para la gestión de proyectos. Esta vista es ideal para equipos que prefieren una organización visual más interactiva y dinámica, especialmente aquellos que utilizan metodologías Agile.

Características Clave de la Vista de Tablero

• Diseño Estilo Kanban
  

  El diseño de tablero tipo Kanban es perfecto para equipos que gestionan tareas en diferentes etapas del proyecto. Las tareas se representan mediante tarjetas, que se organizan en carriles o columnas, lo que facilita el seguimiento del estado de cada tarea. Los carriles pueden representar fases del proyecto, equipos o sprints, lo que ayuda a los miembros del equipo a tener una visión clara de su trabajo pendiente, en curso o completado.

  
  

• Funcionalidad de Arrastrar y Soltar
  

  Una de las principales ventajas de la vista de tablero es su funcionalidad de arrastrar y soltar. Puedes mover fácilmente las tarjetas entre los carriles para actualizar el estado de las tareas, cambiar las prioridades o reasignar responsabilidades. Esta flexibilidad es ideal para equipos que necesitan realizar cambios rápidos y ajustar el progreso de un proyecto sin complicaciones.

  
  

• Detalles de las Tareas en las Tarjetas
  
  

  Las tarjetas de tareas en la vista de tablero contienen información crucial como la fecha de vencimiento, la persona responsable y cualquier detalle adicional necesario para completar la tarea. Además, puedes personalizar la tarjeta para incluir hasta 14 campos de la hoja de trabajo, brindando una vista compacta o detallada según tus necesidades.

  
  

• Indicadores Visuales
  

  Las tarjetas también pueden incluir indicadores visuales que te permiten ver rápidamente el estado de una tarea, su prioridad o tipo. Esto mejora la comprensión y te ayuda a priorizar tareas importantes sin necesidad de abrir cada tarjeta. Los indicadores también pueden mostrar detalles esenciales, como descripciones, listas de verificación, comentarios y más, lo que facilita la colaboración y el seguimiento de las tareas.

Nueva vista de tabla o de cuadrícula

La vista de cuadrícula de Smartsheet es una herramienta poderosa y versátil que ofrece a los usuarios una interfaz similar a la de una hoja de cálculo tradicional, pero con funcionalidades avanzadas para la gestión de proyectos. Esta vista es especialmente útil para quienes ya están familiarizados con el trabajo en hojas de cálculo y necesitan capacidades más robustas para llevar a cabo tareas de planificación, seguimiento y organización de proyectos. Desde el control de tareas simples hasta la gestión de proyectos complejos, la vista de cuadrícula se adapta a diversas necesidades.

Características de la Vista de Cuadrícula

• Formato de Hoja de Cálculo

La nueva vista de cuadrícula presenta los datos en un formato fácil de usar, similar al de una hoja de cálculo. Las filas representan registros individuales (como tareas, actividades o elementos), mientras que las columnas contienen los diferentes atributos de esos registros, tales como el estado, la fecha de vencimiento o la persona asignada. Esta estructura familiar hace que la transición a Smartsheet sea sencilla para aquellos que ya tienen experiencia con hojas de cálculo.

• Organización de Datos

La vista de cuadrícula también ofrece herramientas de gestión de datos potentes para ordenar, filtrar y agrupar la información. Estas funcionalidades permiten gestionar de manera eficiente grandes volúmenes de datos, lo que facilita el seguimiento de múltiples tareas y proyectos al mismo tiempo. Puedes ordenar las tareas por fecha de vencimiento, filtrarlas por estado, o agrupándolas por miembro del equipo asignado, lo que aumenta la productividad y mejora la organización del trabajo.

• Columnas Personalizables

Una de las características más destacadas de la vista de cuadrícula es su capacidad de personalización. Puedes modificar las columnas según las necesidades específicas de tu proyecto, adaptándolas para distintos tipos de datos, como texto, fechas, listas desplegables, y casillas de verificación. Esta flexibilidad te permite crear una vista completamente ajustada a la naturaleza del trabajo que estás gestionando.

• Enlace de Celdas Entre Hojas

La vista de cuadrícula también permite enlazar celdas entre hojas, lo cual resulta extremadamente útil cuando trabajas en proyectos interrelacionados. Esta función asegura que la información se mantenga consistente y precisa a lo largo de diferentes hojas y proyectos, evitando la duplicación de datos y garantizando la coherencia.

Conclusión: La Combinación Perfecta para Gestionar Proyectos

Tanto la Vista de Línea de Tiempo o de cronograma como la Vista de Tablero o nueva vista de kaban y la nueva vista de Tabla o cuadrícula son herramientas excepcionales dentro de Smartsheet que ofrecen una forma visual e interactiva de gestionar proyectos y tareas. Mientras que la vista de línea de tiempo te permite tener una visión clara y detallada del progreso del proyecto a lo largo del tiempo, la vista de tablero te ofrece un enfoque ágil para seguir el avance de las tareas en diferentes etapas.

Al combinar ambas vistas, los equipos pueden optimizar la gestión de proyectos, asegurando que las tareas se completen a tiempo, que los recursos se asignen adecuadamente y que los objetivos del proyecto se cumplan de manera eficiente.

Si buscas una manera de mejorar la organización, la comunicación y la colaboración dentro de tu equipo, Smartsheet tiene las herramientas visuales que necesitas para llevar la gestión de proyectos a un nivel superior.  

Si deseas conocer más sobre las nuevas vistas de Smartsheet podemos ayudarte con una consultoría personalizada en Smartsheet, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Uniendo Nodos, estamos listos para acompañaros en vuestros procesos.